注文書と請書で契約する｜認められる条件と、約款の付け方
毎回きちんとした契約書を交わすのは現実的ではない、という声はよく聞きます。実務では注文書と請書のやり取りで進むことが多く、これも一定の条件を満たせば建設工事の請負契約として認められます。この記事ではその条件と、実務での回し方を整理します。
なお細部の要件は法令と運用によります。個別の判断は専門家にご確認ください。
注文書・請書方式が認められる条件
注文書と請書の交換による契約が認められるには、いくつかの条件があります。一般的に求められるのは次のような点です。
- あらかじめ基本契約書を交わしているか、注文書と請書に約款を添付している
- 注文書と請書に、法定の記載事項が記載されている
- 双方が署名または記名押印している
- 相互に交付されている
2番目が最も見落とされます。 「工事名・金額・工期」だけの注文書では、法定の記載事項を満たしません。
約款をどう付けるか
方法は主に2つです。
| 方法 | 内容 | 向いている場面 |
|---|---|---|
| 基本契約書を先に交わす | 共通条件を1回だけ結び、以後は注文書と請書 | 継続取引 |
| 注文書・請書に約款を添付 | 毎回、約款を添えて交付する | 単発、初回 |
継続的に取引する相手なら、基本契約を先に結ぶほうが圧倒的に楽です。 詳しくは関連記事「基本契約書と個別契約の使い分け」で扱います。
注文書に書く項目
法定の記載事項を満たすために、注文書には最低限これらが要ります。
- 工事名、工事場所
- 工事の内容（範囲が分かる粒度で）
- 請負代金の額
- 着手と完成の時期
- 支払の時期と方法
- 約款の適用を示す文言（「別紙約款による」等）
- 注文者の氏名または名称、押印
「工事の内容」を1行で済ませないでください。 ここが範囲の合意そのものになります。
請書に書く項目
請書は注文書を受けたことを示すものです。
- 注文書の内容を引用または再掲
- 請負者の氏名または名称、押印
- 日付
注文書と請書の内容が食い違っていると、どちらが合意内容か分からなくなります。 請書は注文書の内容をそのまま受ける形にしてください。
運用でよくある不備
| 不備 | 起きること |
|---|---|
| 請書が返ってこない | 合意の証拠が片方にしかない |
| 着工後に注文書を出す | 事前の書面という原則から外れる |
| 金額が空欄のまま着工 | 後で単価交渉になる |
| 約款の記載がない | 法定事項を満たさない |
| 追加工事が口頭のまま | 精算で揉める |
「請書が返ってこない」が最も多く、そして最も危険です。 出しっぱなしにせず、回収まで運用に入れてください。
継続取引での回し方
- 初回に基本契約書を交わす（共通条件、支払条件、約款）
- 工事ごとに注文書を出す（工事名、内容、金額、工期、支払）
- 請書を回収する
- 追加が出たら変更注文書を出す
- 現場ごとにまとめて保管する
4番目を省くのが、精算で揉める最大の原因です。 追加のたびに1枚出す運用にしてください。
電子化
注文書と請書は電子化しやすい書面です。
- 印紙が不要になる（電子データは課税文書に当たらない扱い）
- 回収が早い（郵送の往復がない）
- 保管が楽（紛失しない）
- 電子帳簿保存法の要件に注意（保存の方法）
印紙代だけでも、件数が多い会社では相応の額になります。 電子化の動機としては十分です。
発注する側・受ける側それぞれの注意
発注する側（元請）
- 着工前に出す
- 工事の内容を具体的に書く
- 請書を回収する
- 追加は必ず変更注文書で
受ける側（下請）
- 注文書が来ないまま着工しない
- 内容が違えば指摘する
- 請書を返す（控えを取る）
- 追加を口頭で受けない
受ける側が「注文書がないと着工しない」を徹底すると、発注側の運用も整います。
請書の回収を仕組みにする
出しっぱなしにしないための運用です。
- 注文書に「請書を◯日以内にご返送ください」と書く
- 未回収の一覧を持つ（工事名、相手、発行日）
- 週1回、未回収を確認する
- 回収したら現場ファイルに入れる
3番目を誰かの仕事にしないと、必ず溜まります。 事務が週1回チェックする形が続きやすい運用です。
発注の権限を決めておく
誰が注文書を出せるのかを社内で決めていないと、現場ごとにばらばらになります。
| 金額 | 権限 |
|---|---|
| 少額 | 現場代理人 |
| 中額 | 所長または部長 |
| 高額 | 役員 |
金額の区分を決め、超えるものは承認を経る運用にしてください。 「現場で勝手に発注していた」を防げます。
よくある質問
Q. 注文書だけで請書がない場合は契約になるか A. 相互の交付が原則です。請書を返してもらってください。
Q. メールでのやり取りでもよいか A. 電子的な方法が認められる場合がありますが、要件があります。運用を決める前に確認してください。
Q. 約款は自社で作るべきか A. 標準的な約款を使うのが実務では通りが良く、記載事項も満たしやすくなります。
Q. 金額が確定しない工事は A. 単価と数量の考え方を書いたうえで、確定時に変更注文書を出す形が取れます。
Q. 押印は必要か A. 署名または記名押印が求められます。電子的な方法による場合は、その方法に応じた本人確認の仕組みが要ります。
Q. 注文書の日付と着工日が逆転している A. 事前の書面という原則から外れます。発行の運用を見直してください。
まとめ
注文書と請書による契約は、基本契約書を先に交わすか約款を添付し、法定の記載事項を満たし、双方が署名または記名押印して相互に交付することで成立します。「工事名・金額・工期」だけの注文書では足りません。継続取引では基本契約を先に結び、工事ごとに注文書と請書を回す形が実務的です。追加が出たら変更注文書を出すこと、請書を必ず回収することが運用の要点になります。
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